Интересные кейсы
Может ли кадровик сидеть в общем кабинете: что говорит закон о персональных данных
Отдельный кабинет для кадровика закон не требует, но работа в общем помещении создаёт риски утечки персональных данных. Разбираем, что проверить на рабочем месте и какие штрафы грозят компании.
Может ли кадровик сидеть в общем кабинете? Кажется, мелочь, а можно нарушить закон о персональных данных.
Отдельный кабинет для кадровика закон не требует. Он может работать вместе с бухгалтерией, руководителями или другими сотрудниками.
Но есть важное условие: к персональным данным работников должны иметь доступ только те сотрудники, которым они нужны для работы.
Поэтому проблема не в общем кабинете как таковом, а в том, что могут увидеть или услышать окружающие.
Монитор видно всему кабинету
У кадровика на экране могут быть паспортные данные, телефоны, адреса, зарплаты, больничные, трудовые договоры и другие документы сотрудников.
Если коллеги, которым эта информация не нужна, спокойно видят экран — это уже риск нарушения правил защиты персональных данных.
Поэтому монитор лучше разворачивать от прохода и соседних рабочих мест, а компьютер блокировать каждый раз, когда кадровик отходит от стола.
Документы лежат на столе
Трудовые договоры, заявления, копии паспортов, личные дела и другие бумаги нельзя оставлять там, где их может открыть или прочитать любой сотрудник.
В общем кабинете такие документы должны храниться так, чтобы доступ к ним был только у уполномоченных сотрудников — например, в закрывающемся шкафу.
Документы остаются у общего принтера
Кадровик распечатал договор, приказ или справку и забрал документ через десять минут. За это время его могли увидеть другие сотрудники.
Поэтому документы с персональными данными лучше забирать сразу после печати, а ненужные копии и черновики уничтожать так, чтобы информацию нельзя было восстановить.
Разговоры тоже имеют значение
Проблема общего кабинета — не только документы и монитор.
Кадровик может обсуждать с руководителем зарплату конкретного сотрудника, причины его отсутствия, состояние документов или другую личную информацию. Если рядом сидят сотрудники, которым эти сведения не нужны, конфиденциальность уже под вопросом.
Такие разговоры лучше переносить в переговорную, отдельное помещение или закрытый звонок.
А что за это грозит?
Если бумажные документы с персональными данными хранятся так, что к ним получают несанкционированный доступ, для компании штраф может составить от 50 000 до 100 000 рублей, для должностного лица — от 8 000 до 20 000 рублей. Это часть 6 статьи 13.11 КоАП РФ.
Если нарушение шире и речь уже идёт о незаконной обработке персональных данных, штрафы выше: для должностных лиц — от 50 000 до 100 000 рублей, для организаций — от 150 000 до 300 000 рублей.
А если произошла настоящая утечка большого массива персональных данных, суммы могут исчисляться уже миллионами рублей.
Так кадровику нужен отдельный кабинет?
Не обязательно.
Сам факт работы в общем кабинете ничего не нарушает. Главное — организовать рабочее место так, чтобы посторонние сотрудники не получили доступ к персональным данным.
Стоит проверить:
- кто видит монитор кадровика;
- блокируется ли компьютер при уходе;
- где лежат бумажные документы;
- кто имеет доступ к шкафам и кадровым системам;
- остаются ли документы у общего принтера;
- можно ли услышать кадровые разговоры с соседнего стола.
Отдельный кабинет для кадровика — не требование закона. А вот защита персональных данных — требование. И если из-за организации рабочего места посторонние получают доступ к документам сотрудников, это уже может закончиться не только разговором с руководителем, но и штрафом.