Кадровые документы через MAX: что меняется для работодателей

Минтруд запустил эксперимент по подписанию кадровых документов через MAX. Он действует с 21 сентября по 15 декабря 2026 года.

Это не новое обязательное правило для всех работодателей, а тестовый проект для компаний, которые уже работают с электронным кадровым документооборотом.

Кто может участвовать

В эксперименте участвуют операторы ЭКДО и работодатели, которые используют их системы.

Оператор подаёт заявку в Минтруд и указывает:

• работодателей-участников;
• количество работников;
• виды кадровых документов, которые будут подписываться через MAX.

Списки участников должны сформировать до 29 октября.

Как будет работать подписание

Сам кадровый документ по-прежнему создаётся и хранится в системе ЭКДО.

MAX используется как дополнительный канал, через который сотрудник может получить доступ к документу и выполнить действие по его подписанию.

Для этого планируется использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

То есть обычного сообщения «согласен» в чате недостаточно. Подпись должна быть юридически значимой и позволять подтвердить, кто именно подписал документ.

Какие документы можно подписывать

Единого списка документов для всех участников нет.

Каждый оператор сам указывает в заявке, какие кадровые документы планирует включить в эксперимент.

Это могут быть документы, которые уже оформляются в электронном виде через ЭКДО и для которых допустима электронная подпись.

Поэтому у разных работодателей набор документов может отличаться.

Можно ли подписать через MAX трудовой договор

Теоретически MAX может использоваться как интерфейс для подписания кадрового документа, но сам порядок оформления трудового договора всё равно должен соответствовать требованиям Трудового кодекса.

MAX не заменяет систему ЭКДО и не отменяет требования к электронной подписи.

То есть схема выглядит не так: работодатель отправил договор в чат → сотрудник написал «согласен».

А так: документ создан в ЭКДО → сотрудник получает доступ через MAX → подписывает его предусмотренной электронной подписью → результат сохраняется в системе.

Что MAX не заменит

Эксперимент не отменяет:

• систему ЭКДО;
• хранение кадровых документов;
• историю подписаний;
• контроль версий документов;
• требования к электронной подписи;
• обязанности работодателя по кадровому учёту.

MAX в этой схеме — только дополнительный интерфейс для сотрудника.

Что будет дальше

Эксперимент продлится до 15 декабря 2026 года.

В ноябре участники должны направить Минтруду предложения по доработке механизма. После завершения теста ведомство оценит результаты и решит, как использовать такую схему дальше.

Пока обязанности переводить кадровые документы в MAX у работодателей нет.

Что делать работодателю сейчас

Если компания не участвует в эксперименте, срочно менять кадровые процессы не нужно.

Если уже используется ЭКДО, стоит проверить у своего оператора, участвует ли он в тестировании и какие документы планирует подключать к MAX.

Для крупных компаний с массовым и распределённым персоналом такой формат может быть особенно удобен: сотруднику не придётся каждый раз заходить в отдельный корпоративный кабинет ради одного документа.

Но ключевая логика не меняется.

MAX может упростить подписание кадровых документов, но вся юридически значимая часть по-прежнему остаётся внутри ЭКДО.